Codice Etico - BELLONI Studio Legale – Law Firm – Cabinet d’Avocats

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TITOLO I

INTRODUZIONE

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Art. 1. – Premessa

Nella conduzione delle attività professionali Belloni Studio Legale – Law Firm – Cabinet d’Avocats (di seguito “BSL” o “lo Studio”) si conforma scrupolosamente a tutte le disposizioni di legge e deontologiche in vigore, in aggiunta a ciò lo Studio ha deciso di redigere un codice di comportamento interno integrativo e migliorativo di tali previsioni che prende il nome di Codice Etico.

Questo Codice esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività legali assunti da BSL, siano essi professionisti, dipendenti o collaboratori.

BSL informa quindi la propria attività interna ed esterna al rispetto dei principi contenuti nel presente Codice, nel convincimento che l’etica nella conduzione degli affari sia da perseguire congiuntamente al successo dello Studio.

Art. 2. – Missione

BSL ha la missione di essere il più efficiente fornitore di servizi legali, orientato al mercato e alla qualità del servizio, con l’obiettivo di creare valore per i professionisti, di soddisfare i clienti e di valorizzare tutte le persone che vi lavorano.

Art. 3. – Obiettivi e Valori

BSL nel perseguire tale obiettivo si attiene imprescindibilmente ai seguenti principi di comportamento:

a. condanna e rifiuta il ricorso a comportamenti illegittimi o comunque scorretti (verso la comunità, le pubbliche autorità, i clienti, i lavoratori, gli investitori e i concorrenti) per raggiungere i propri obiettivi economici, che sono perseguiti esclusivamente con l’eccellenza della performance in termini di qualità e convenienza dei servizi, fondate sull’esperienza, sull’attenzione al cliente e sull’innovazione;

b. pone in essere strumenti organizzativi atti a prevenire la violazione dei principi di legalità, trasparenza, correttezza e lealtà da parte dei propri dipendenti e collaboratori e vigila sulla loro osservanza e concreta implementazione;

c. si impegna a promuovere una competizione leale, che considera funzionale al proprio interesse così come a quello di tutti gli operatori di mercato, dei clienti e degli stakeholder in genere;

d. persegue l’eccellenza e la competitività nel mercato, offrendo ai propri clienti servizi di qualità, che rispondano in maniera efficiente alle loro esigenze;

e. tutela e valorizza le risorse umane di cui si avvale;

f. impiega responsabilmente le risorse, avendo quale traguardo uno sviluppo sostenibile, nel rispetto dell’ambiente e dei diritti delle generazioni future.

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TITOLO II

PRINCIPI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I CLIENTI

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Art. 4. – Ascolto, dialogo, trasparenza

BSL crede che il cliente debba essere sempre al centro della propria attenzione e che solo un costante dialogo possa consentirgli di recepirne le reali aspettative e mantenere la propria relazione ad un livello di eccellenza.

In particolare, attraverso il dialogo con i propri clienti lo Studio identifica con accuratezza le loro reali necessità, punto di partenza fondamentale per offrire consulenza ed assistenza coerenti con le loro esigenze, nella consapevolezza di svolgere un ruolo fondamentale nell’assistenza legale.

Lo Studio crede che alla base di un rapporto duraturo e improntato alla fiducia vi sia una comunicazione che mette il cliente in grado di comprendere sempre le caratteristiche e il valore di tutti i servizi che gli vengono offerti. BSL crede inoltre che i nostri servizi debbano essere accessibili a chiunque:

a. non discriminando i clienti in base alla loro nazionalità, religione o genere;

b. modulando la propria offerta affinché tutte le fasce sociali possano trovare una risposta alle proprie esigenze;

c. adoperandosi per applicare una politica dei prezzi in linea con la qualità del servizio offerto;

d. impegnandosi a rendere gli uffici dello Studio accessibili alle persone disabili, eliminando eventuali barriere architettoniche.

Art. 5. – Conflitto d’interessi

Nel rispetto del Codice Deontologico Forense, lo Studio garantisce la piena osservanza delle norme destinate a prevenire gli eventuali conflitti d’interesse, ed in particolare dell’articolo 24 del Codice stesso:

1. L’avvocato deve astenersi dal prestare attività professionale quando questa possa determinare un conflitto con gli interessi della parte assistita e del cliente o interferire con lo svolgimento di altro incarico anche non professionale.

2. L’avvocato nell’esercizio dell’attività professionale deve conservare la propria indipendenza e difendere la propria libertà da pressioni o condizionamenti di ogni genere, anche correlati a interessi riguardanti la propria sfera personale.

3. Il conflitto di interessi sussiste anche nel caso in cui il nuovo mandato determini la violazione del segreto sulle informazioni fornite da altra parte assistita o cliente, la conoscenza degli affari di una parte possa favorire ingiustamente un’altra parte assistita o cliente, l’adempimento di un precedente mandato limiti l’indipendenza dell’avvocato nello svolgimento del nuovo incarico.

4. L’avvocato deve comunicare alla parte assistita e al cliente l’esistenza di circostanze impeditive per la prestazione dell’attività richiesta.

5. Il dovere di astensione sussiste anche se le parti aventi interessi confliggenti si rivolgano ad avvocati che siano partecipi di una stessa società di avvocati o associazione professionale o che esercitino negli stessi locali e collaborino professionalmente in maniera non occasionale.

Tali finalità vengono perseguite anche tramite l’utilizzo di software gestionali appositamente sviluppati per lo Studio.

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TITOLO III

PRINCIPI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I DIPENDENTI E I COLLABORATORI

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Art. 6. – Il rispetto delle persone

BSL crede che il rispetto della personalità e della dignità di ciascun dipendente e collaboratore sia il fondamento per lo sviluppo di un ambiente di lavoro permeato dalla reciproca fiducia, dalla lealtà e arricchito dall’apporto di ciascuno:

a. adottando modalità di reclutamento e gestione dei dipendenti e collaboratori improntate a comportamenti equi e coerenti, prevenendo favoritismi, abusi e discriminazioni basate su genere, etnia, religione, appartenenza politica e sindacale, lingua, età o diversa abilità;

b. garantendo pari opportunità di sviluppo e di crescita professionale, di accesso ai percorsi formativi e alle iniziative di aggiornamento e di attribuzione dei ruoli;

c. riconoscendo a tutti i dipendenti e collaboratori la possibilità di esprimere la propria individualità e creatività nel lavoro e valorizzando la diversità e le specificità di ciascuno, come spinta all’innovazione e contributo essenziale alla crescita dello Studio;

d. ponendo la massima attenzione nella definizione degli obiettivi, favorendone la comprensione e la condivisione, al fine di promuovere comportamenti corretti e trasparenti nella relazione con i clienti;

e. istituendo sistemi incentivanti oggettivi e trasparenti, prevedendo obiettivi possibili e raggiungibili;

f. promuovendo politiche che agevolino l’equilibrio fra vita personale e professionale, favorendo forme di flessibilità e realizzando iniziative per la conciliazione tra impegni lavorativi e privati, nella consapevolezza che la sfera privata rappresenta una parte fondamentale della vita di ciascuno.

Art. 7. – Iniziative di conciliazione tra impegni lavorativi e privati

BSL è consapevole che per favorire la conciliazione tra impegni lavorativi e sfera privata, sono necessari impegni ed azioni volti a semplificare la partecipazione attiva alle attività lavorative e a stimolare in maniera responsabile la qualità della vita delle persone.

A tal fine BSL si impegna a:

a. favorire la gravidanza, la maternità e le cure parentali, attraverso il sostegno economico sia per i dipendenti che per i collaboratori, prevedendo per questi ultimi un periodo di assenza retribuita con modalità migliorative rispetto ai termini di legge;

b. stimolare la partecipazione ad iniziative di partnership volunteer program, prevedendo ad esempio un periodo, pari ad una settimana ogni anno, di partecipazione ad attività di volontariato retribuita e senza l’utilizzo di giornate di ferie, permessi o vacanze;

c. permettere, compatibilmente con le esigenze lavorative, un periodo sabbatico della durata massima di sei mesi ed utilizzabile non più di una volta ogni cinque anni, per attività di ricerca, studio, volontariato o altra attività meritoria di tutela;

d. sostenere, sia economicamente che in ogni altra forma possibile ed individuata concordemente, il collaboratore o il dipendente in caso di difficoltà personali, famigliari, sociali, compresi i problemi legali e di salute.

Art. 8. – Ascolto e dialogo

BSL ritiene che ascolto e dialogo siano alla base di relazioni che generano fiducia. A tal fine si attiva:

a. promuovendo il ruolo strategico della comunicazione interna per consentire alle persone di partecipare meglio e più consapevolmente alla vita dello Studio;

b. improntando la comunicazione a criteri di correttezza, completezza, semplicità e trasparenza;

c. sviluppando strumenti di condivisione di informazioni e favorendo lo scambio di esperienze, che facilitino anche il confronto e l’integrazione fra le differenti aree di attività e dipartimenti dello Studio;

d. adoperandosi per sviluppare, in chi ha compiti di responsabilità, una specifica sensibilità nel cogliere i bisogni dei dipendenti e collaboratori, nonché di valorizzare i loro suggerimenti e le differenze di opinione, quale opportunità di miglioramento e crescita dello Studio.

Art. 9. – Coesione

La coesione è l’elemento distintivo di una comunità di persone che lavorano bene insieme con l’orgoglio di far parte di un unico progetto.

Per far crescere e consolidare, attorno a un’identità forte e condivisa, lo spirito di appartenenza di tutti i collaboratori, lo Studio:

a. esplicita e diffonde i propri valori, verificandone continuamente l’attualità in modo che ciascuno possa riconoscersi in essi;

b. mette a disposizione di tutti le informazioni sulle strategie e gli obiettivi dello Studio, con lo scopo di condividere gli elementi che caratterizzano la propria identità;

c. fa crescere in chi ha funzioni di responsabilità la capacità di proporsi come guida e punto di riferimento per adottare azioni sempre coerenti con i principi etici dello Studio;

d. adotta politiche gestionali e premianti in grado di riconoscere e valorizzare il contributo individuale e di gruppo al raggiungimento degli obiettivi;

e. prevede forme di compartecipazione anche economica ai successi dello Studio;

f. promuove iniziative di solidarietà in caso sia necessario sostenere i colleghi in difficoltà e per finalità socialmente rilevanti.

Art. 10. – Doveri dei dipendenti e dei collaboratori

I dipendenti e collaboratori devono agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto dal codice etico, assicurando le prestazioni richieste.

I dipendenti e collaboratori devono conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche interne in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità. È tenuto ad elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta.

Tutti i dipendenti e collaboratori sono tenuti ad evitare le situazioni in cui si possono manifestare conflitti di interessi e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare conflitto di interessi le seguenti situazioni:

a. avere interessi economici con fornitori, clienti, o concorrenti (possesso di azioni, incarichi professionali, ecc.) anche attraverso i propri familiari;

b. curare i rapporti con i fornitori e svolgere attività lavorativa, anche da parte di un familiare, presso fornitori;

c. accettare denaro o favori da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con lo Studio.

Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi il dipendente o collaboratore è tenuto a darne immediata comunicazione alla funzione prevista, che ne valuta caso per caso l’effettiva presenza. Il dipendente o collaboratore è tenuto, inoltre, a dare informazioni circa le attività svolte al di fuori del tempo di lavoro, nel caso in cui queste possano apparire in conflitto di interessi con lo Studio.

Ogni dipendente o collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo. In particolare, ogni collaboratore deve:

a. utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati;

b. evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’azienda.

BSL si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni ed infrastrutture attraverso l’impiego di sistemi contabili, di reporting di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (legge sulla privacy, statuto dei lavoratori, ecc.).

Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ognuno è tenuto a:

a. adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza interne (vedi al riguardo il documento “ICT e Security Policy”), al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;

b. non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine dello Studio;

c. non navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi e non utilizzare gli strumenti informatici per scopi estranei all’attività professionale ed incarico svolti.

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TITOLO IV

PRINCIPI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I FORNITORI

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Art. 11. – Scelta del fornitore

I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per BSL ed alla concessione delle pari opportunità per ogni fornitore; sono inoltre fondati su comportamenti precontrattuali e contrattuali tenuti nell’ottica di un’indispensabile e reciproca lealtà, trasparenza e collaborazione.

In particolare, i dipendenti e collaboratori BSL addetti a tali processi sono tenuti a:

a. non precludere ad alcuno in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili;

b. assicurare ad ogni procedura di gara una concorrenza sufficiente, ad esempio considerando almeno tre imprese nella selezione del fornitore; eventuali deroghe devono essere autorizzate e documentate.

c. In ogni caso, nell’ipotesi che il fornitore, nello svolgimento della propria attività, adotti comportamenti non in linea con i principi generali del presente codice, BSL è legittimata a prendere opportuni provvedimenti fino a precludere eventuali altre occasioni di collaborazione.

Art. 12. – Integrità ed indipendenza nei rapporti

Le relazioni con i fornitori sono regolate da principi comuni e sono oggetto di un costante monitoraggio da parte di BSL. Tali relazioni comprendono anche i contratti finanziari e di consulenza.

La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, evitando ove possibile forme di dipendenza.

Così, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

a. qualsiasi contratto il cui importo stimato risulti superiore al 50% del volume d’affari del fornitore, deve essere comunicato a BSL secondo le procedure previste;

b. di norma, sono evitati i progetti vincolanti di lungo periodo con contratti a breve termine che necessitano di continui rinnovi con revisione dei prezzi, oppure contratti di consulenza senza un adeguato trasferimento di know-how, ecc.;

c. non è consentito indurre un fornitore a stipulare un contratto a lui sfavorevole lasciandogli intendere un successivo contratto più vantaggioso.

Art. 13. – Regali, omaggi e benefici

Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile a BSL. In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici italiani ed esteri o a loro familiari, che possa influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio.

Tale norma concerne sia i regali promessi o offerti sia quelli ricevuti; si precisa che per regalo si intende qualsiasi tipo di beneficio (partecipazione gratuita a convegni, promessa di un’offerta di lavoro, ecc.).

Gli eventuali omaggi di BSL si caratterizzano perché volti a promuovere la brand image dello Studio.

I partner, dipendenti o collaboratori dello Studio che ricevano omaggi o benefici non previsti dalle fattispecie consentite, sono tenuti, secondo le procedure stabilite, a darne comunicazione alla funzione preposta dello Studio che ne valuta l’appropriatezza e provvede a comunicare al mittente la politica di BSL in materia.

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TITOLO V

PRINCIPI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON LA COLLETTIVITA’

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Art. 14. – Politica Ambientale

La tutela dell’ambiente è una delle dimensioni chiave dell’impegno dello Studio (vedi al riguardo anche il documento interno “Politica Ambientale”).

Una delle dimensioni della politica di responsabilità sociale è il rifiuto dello spreco e l’attenzione alle conseguenze ambientali delle nostre scelte. BSL crede di poter esercitare un significativo impatto in termini di sostenibilità ambientale, in particolare nel contesto sociale e ambientale in cui è presente con la sua operatività, sia nel breve sia nel lungo periodo. Tale impatto è riconducibile sia al consumo di risorse e alla generazione di emissioni e rifiuti direttamente legati alla propria attività (impatti diretti), sia ad attività e comportamenti che non controlla direttamente, in quanto posti in essere da soggetti terzi con i quali si relaziona, clienti e fornitori (impatti indiretti).

In tale ottica, lo Studio, garantisce il pieno e sostanziale rispetto delle prescrizioni legislative in materia ambientale e ricerca continuamente soluzioni innovative ed efficaci in campo ambientale, anche tramite l’offerta di prodotti e servizi specifici ai propri collaboratori e di soluzioni per i propri fornitori.

Art. 15. – Utilizzo responsabile ed efficiente delle risorse

BSL persegue un consumo consapevole delle risorse necessarie per svolgere la propria attività, anche attraverso l’implementazione di un sistema di gestione ambientale e il progressivo miglioramento dell’efficienza energetica delle attività.

Lo Studio, anche attraverso il monitoraggio dei dati ambientali e la sensibilizzazione delle persone, punta ad un miglioramento continuo del proprio comportamento nei confronti dell’ambiente.

Art. 16. – Responsabilità ambientale e sociale lungo la catena di fornitura

Lo Studio riconosce che la propria responsabilità nei confronti dell’ambiente e della società si estende lungo tutta la catena di fornitura e per questo si preoccupa di orientare le politiche dei fornitori e verso la tutela ambientale ed il rispetto dei diritti umani e dei lavoratori, valutando positivamente i fornitori che improntano la loro attività alla sostenibilità ambientale e sociale e che adottano le misure e gli strumenti necessari a minimizzare gli impatti negativi causati dalla loro attività.

Art. 17. – Sostegno al settore non profit

Lo Studio riconosce il ruolo del settore non profit per lo sviluppo equo e coeso della società. A tal fine lo Studio:

a. sostiene il mondo non profit e le imprese sociali, sviluppando partnership per l’attivazione di progetti di utilità comune;

b. promuove la costituzione di network di imprese sociali per la realizzazione di iniziative a favore di categorie svantaggiate;

c. contribuisce alla costituzione o partecipazione a enti non profit – come Fondazioni e Consorzi – finalizzati all’utilità sociale e al servizio delle comunità;

Art. 18. – Sostegno alle comunità tramite contributi e sponsorizzazioni

Lo Studio individua le esigenze e i bisogni, non solo materiali, della collettività e li sostiene anche tramite erogazioni liberali e sponsorizzazioni:

a. nella scelta dei settori di intervento BSL presta particolare attenzione alla coerenza con i propri valori di riferimento, al merito delle iniziative che gli vengono proposte e all’importanza dei bisogni sociali – tra cui la valorizzazione e tutela del patrimonio storico, artistico e culturale – che intendono soddisfare;

b. opera secondo modalità trasparenti e rendicontabili e attraverso procedure che evitino ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o di Studio;

c. fa sì che le erogazioni liberali prescindano dal perseguimento di interessi commerciali

Art. 19. – Rapporti istituzionali

Le relazioni istituzionali dello Studio con lo Stato nelle sue varie articolazioni e con gli Organismi internazionali sono finalizzate esclusivamente a forme di comunicazione volte a valutare le implicazioni dell’attività legislativa e amministrativa nei confronti dello Studio e dei propri clienti, a rispondere a richieste informali e ad atti di sindacato ispettivo (interrogazioni, interpellanze, ecc.), o comunque a rendere nota la posizione dello Studio o dei propri clienti su temi rilevanti.

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TITOLO VI

MODALITA’ DI ATTUAZIONE E CONTROLLO

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Art. 20. – Compiti del comitato per il controllo interno in materia di attuazione e controllo del codice etico (Comitato di Valutazione)

In materia di codice etico competono al comitato per il controllo interno i seguenti compiti:

a. prendere decisioni in materia di violazioni del codice di significativa rilevanza;

b. esprimere pareri vincolanti in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e procedure, allo scopo di garantirne la coerenza con il codice etico;

c. provvedere alla revisione periodica del codice etico.

Nel caso in cui il Comitato di Valutazione non fosse nominato, i suddetti compiti saranno in carico al Comitato Esecutivo.

Art. 21. – Segnalazioni in caso di violazioni ed inosservanze

Lo Studio provvede a stabilire per ogni stakeholder dei canali di comunicazione a cui poter rivolgere le proprie segnalazioni.

In alternativa, tutti gli stakeholder possono segnalare, per iscritto e in forma non anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del codice etico al Comitato Etico che provvede ad un’analisi della segnalazione, ascoltandone eventualmente l’autore e il responsabile della presunta violazione.

La segnalazione di eventuali inosservanze del presente Codice vanno indirizzate via mail ad uno dei componenti del Comitato di Valutazione, all’indirizzo comitatovalutazione@legalbureau.eu oppure inoltrate a mezzo posta all’indirizzo:

Belloni Studio Legale

Comitato di Valutazione

Via Cappuccini, n. 6, 20122 Milano.

Il Comitato di Valutazione agisce in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di essere una forma di discriminazione o penalizzazione (ad esempio, per i fornitori: interruzione dei rapporti di affari, per i dipendenti: mancata promozione, ecc.). È inoltre assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.

Art. 22. – Interventi in caso di violazioni ed inosservanze

A fronte delle inosservanze del presente Codice, lo Studio adotterà i conseguenti ed opportuni provvedimenti, ispirandosi – ove non si configurino comportamenti fraudolenti o attuati in violazione di specifiche normative di legge, contrattuali o regolamentari – a un approccio costruttivo che, anche tramite l’erogazione di interventi formativi, rafforzi la sensibilità e l’attenzione dei singoli circa il rispetto dei valori e dei principi affermati nel Codice.